اصول ایمیل نگاری !
همانطور که میدانید در کارهای روزمره ی کنونی ایمیل یا همان پست
الکترونیک از جایگاه ویژه ای برخوردار است و به دلیل امکان سرعت و سهولتی
را که جهت تبادل اطلاعات برای کاربران اینترنت بوجود آورده، خود بیانگر
ارزنده بودن این سرویس تحت وب جهانی است. در اینجا نکاتی در جهت اصول و
روشهای متداول در ایمیل نگاری و همچنین استفاده ی هر چه بهتر از این سرویس
را حضور شما عزیزان خوب گروه پرشین استار یادآور می شویم.
تاکنون چند بار شده که به جایی ایمیل ارسال کنید ولی هیچ جوابی نگرفته
باشید. بسیاری از اوقات در دلتان گیرنده را متهم به سهل‌انگاری کرده و
بسیار ناامید می‌شوید. هرچند در بعضی موارد ممکن است حق با شما باشد، اما
در بسیاری از موارد خود ما به گونهای مقصر هستیم. نکته مهم در اینجاست که
اگر می‌خواهید جواب مورد نظرتان را از شخصی که به او پست الکترونیک ارسال
کرده‌اید بگیرید، باید به صورت حرفه‌ای عمل کنید و طوری بنویسید که
خواننده ترغیب به پاسخگویی شود. مقاله‌ی که پیش رو دارید حاوی نکات ظریف و
جالبی است که برای نویسندگان عجول امروزی که می‌تواند بسیار مفید و کارآمد
باشد.
برای اینکه یک ایمیل نویس حرفه‌ای و موفق باشید بهتر است نکات زیر را مدنظر داشته باشید:
بطور کلی چرا EMAIL می‌نویسید ؟
قبل از اینکه شروع به تایپ کردن کنید، پاسخ صریح و روشنی برای دو پرسش زیر بیابید:
?- چرا این ایمیل را می‌نویسم.
?- دقیقاً انتظار دارم که چه پاسخی دریافت کنم.
اگر نمی‌توانید پاسخ این دو سوال را بدهید، بهتر است که مدتی دست نگه
دارید تا پاسخ آن را بیابید. مردم همه روزه صدها و بلکه هزارها ایمیل
دریافت می‌کنند، بنابراین بسیار طبیعی است که به سراغ ایمیل هایی بروند
که به خوبی ساخته و پرداخته شده و در عین حال برای وقت و کار گیرنده آن
ارزش قائل شده باشد.
ایمیل هایی که بی‌دقت نوشته شده باشند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخی دقیق دریافت کنند.
سعی کنید که در نوشتن ایمیل، آن را از دید گیرنده بررسی کنید و مطمئن شوید
که تمام جوانب آن را سنجیده‌اید. اگر دریافت جواب ایمیل برایتان مهم است،
باید برای نوشتن آن اهمیت قائل شوید و این اهمیت را با دقت در نگارش متنی
که می‌نویسید به گیرنده نیز منتقل کنید.
سعی کنید خواسته‌تان را به روشنی بیان کنید
شاید بتوان تمام ایمیلهای کاری و اداری را به ?دسته زیر تقسیم کرد:
?- اطلاع‌رسانی، مثلاً پس فردا یک گردهم آیی خواهیم داشت.
?- تقاضای اطلاعات، مثلاً نتیجه پرونده آقای X را برایم پست کنید.
?- تقاضای انجام کار، مثلاً لطفاً با آقای X تماس بگیرید تا جلسه روز شنبه را به تعویق بیاندازند.
گیرنده ایمیل باید بتواند به روشنی درخواست شما را درک کند، به هیچ عنوان
منظور اصلی‌تان را در لابه‌لای توضیحات دیگر مدفون نکنید.
تمام جزئیات و منظور اصلی‌تان را در همان یکی دو جمله اول خلاصه کنید و از
اینکه به صراحت موضوع و خواسته‌تان را مطرح کنید نگران نباشید. فقط به
خاطر بسپارید که بسیار مختصر و مفید بنویسید و تجسم کنید که هیچ‌کس بیشتر
از یکی دو جمله اول ایمیل شما را نخواهد خواند، بنابر این باید به قدری
خوب شروع کنید که خواننده را تا انتهای ایمیل ترغیب کند.
یک موضوع (SUBJECT) خوب انتخاب کنید
انتخاب یک موضوع مرتبط و روشن می‌تواند تا حد بسیار زیادی به زمان پاسخ
دهی کمک کند. از انتخاب موضوعاتی مانند سلام، کمک، فوری و از این قبیل به
شدت خودداری کنید. این سبک انتخاب موضوع که به شدت در میان ما ایرانیان
رایج است، فقط تصمیم‌گیری در مورد ایمیل شما را به تأخیر می‌اندازد. بعضی
از افراد نیز با تأکید بر روی حروف سعی می‌کنند که موضوع را مهم جلوه
دهند، مثلاً فوووووررری!!! یا کمممممممک!
به خاطر داشته باشید که اینگونه عنوان ها فقط کار شما را به تعویق خواهد انداخت.
موارد زیر می‌تواند به عنوان مثال‌های خوبی به روشن شدن ماجرا کمک کند:
- قرار ملاقات به ساعت ? تغییر کرد.
- یادآوری، چهار‌شنبه عید است و کلاس تشکیل نخواهد شد.
- تقاضا، پرونده آقای X را دوباره بفرستید.
- کمک، آیا می‌توانی هارد کامپیوترم را فرمت کنی؟
اگر فقط به موضوعی که خواننده ایمیل‌تان با آن آشناست، اشاره می‌کنید و یا
اگر قرار است فقط یک جواب مختصر و مفید، مانند بله، پرونده به دستم رسید،
و یا در کنفرانس شرکت خواهم کرد بدهید، می‌توانید از نوشتن متن ایمیل صرف
نظر کرده و فقط در قسمت موضوع آن را ذکر کنید. در بسیاری از سازمان‌های
بزرگ که تعداد فراوانی ایمیل دریافت می‌کنند، این نوع ایمیل ها کاملاً
شناخته شده است و SERVER به محض دریافت این نوع ایمیل، عبارت EOM به معنای
EUD OF MESSAGE (پایان پیغام) را به انتهای SUBJECT اضافه می‌کند تا
گیرنده بداند که متنی وجود نداشته و روی آن کلیک نکند. برخلاف تصور بسیاری
از مردم که فکر می‌کنند این نوع ایمیل‌نگاری دور از ادب است، باید بدانید
که افرادی که روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنند، از این کار شما بسیار
قدردانی خواهند کرد و این شانس دریافت پاسخ را بالاتر خواهد برد.
اگر به ایمیلی که دریافت کرده‌اید پاسخ می‌دهید (REPLY)، تا زمانی که
موضوع عوض نشده می‌توانید همان عنوان (SUBJECT) را نگه دارید، اما بهتر
است که در انتهای موضوع اشاره کوچکی به ایمیل ارسالی کرده و آن را در
پرانتز یا چیزی شبیه به آن قرار دهید، مثلاً اگر به موضوع اصلی که تصویر
درخواستی بوده پاسخ می‌دهید، می‌توانید بنویسید: تصویر درخواستی (الصاق
شده)
به اختصار نوشتن و معجزه دریافت پاسخ
تصور کنید که به یک اداره ایمیل نوشته‌اید و کارمند مربوطه ساعت سه و
پنجاه و پنج دقیقه آن را باز کرده و ناگهان با یک ایمیل طولانی در حد یک
کتاب یا مقاله روبرو می‌شود. اکثر مردم در مواجهه با چنین ایمیل‌هایی سریع
به انتهای ایمیل می‌روند و به اصطلاح SCROLL DOWN می کنند و چون
نمی‌توانند تمام متن را بخوانند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخ مناسبی هم به
شما بدهند، نکته بسیار مهم در اینجا این است که تا حد امکان سعی کنید
ایمیل‌هایتان در یک صفحه معمولی مانیتور باز شود و نیازی به پیمایش صفحه
نداشته باشد. دلیل اینکه آگهی‌های بالای صفحات WEB گران‌تر است نیز همین
است، آگهی دهندگان فرض را بر این می‌گذارند که اولین جایی که در صفحه
مشاهده می‌شود، بالای صفحه است و نه پایین آن! اگر مطالب زیادی برای نوشتن
دارید، آن را در طی چند ایمیل و با انتخاب عنوان‌های مناسب ارسال کنید.
چه واکنشی از طرف مقابلتان می‌خواهید ؟
اگر ایمیل شما حاوی تقاضای انجام کاری است، بهتر است آن را به وضوع بیان
کنید و دقیقاً بگویید که چه زمانی آن را می‌خواهید. بسیاری از مردم و
دفاتر کاری، از علامت‌های شناخته شده برای رساندن منظور خود استفاده
می‌کنند. شما هم می توانید مواردی را از قبیل (علت ایمیل نگاری)، (نیاز به
پاسخ داشتن یا نداشتن)، (زمان پاسخ گویی فوری است یا غیر ضروری) و مواردی
از این قبیل را طبق صلاحدیدتان در ایمیل ذکر کنید.
این مدل علامت‌گذاری‌ها می‌تواند در کمترین زمان ممکن منظورتان را به
گیرنده منتقل کند، و بطور کلی علامت‌گذاری می‌تواند در ایمیلهای رسمی و
اداری بسیار موثر باشد. گیرنده ایمیل در اغلب موارد نمی‌تواند چند بار
ایمیل شما را مرور کند تا بفهمد که منظورتان دقیقاً چه بوده است، بنابراین
اصلاً چنین انتظاری نداشته باشید.
ارسال کپی یا رونوشت ایمیل به شخص یا اشخاص دیگر
اگر ایمیلی را برای شخصی می‌فرستید که باید آن را خوانده و تصمیم گرفته و
یا کاری انجام دهد، آدرس پست الکترونیکی او را در قسمت TO بگذارید و افراد
دیگری که فقط قرار است در جریان مسائل باشند در قسمت CC قرار می‌گیرند.
اغلب افراد نگاه می‌کنند که در کدام بخش قرار دارند، اگر در قسمت CC هستند
یعنی ایمیل فقط جهت اطلاع آنان است و خواندن آن چندان حیاتی و ضروری نیست،
پس می‌توانند سر فرصت به سراغ آن بروند.
در نهایت این چند مورد را نیز همواره مدنظر داشته باشید:
پیگیری کنید
اگر منتظر پاسخ ایمیل‌تان هستید و یا شخصی منتظر دریافت پاسخ شماست ولی
مدتی از ارسال ایمیل اولیه گذشته، بهتر است از همان ابتدای ایمیل به آن
اشاره کنید، مثلاً بنویسید طبق تقاضای شما در مهر ماه سال ?? مبنی بر … و
با عطف به تقاضای اینجانب در تاریخ …
موضوعات را تفکیک کنید
اگر راجع به چند موضوع مختلف می‌نویسید، بهتر است که هر کدام را در یک
ایمیل جداگانه و با عنوان جداگانه و مناسب آن بفرستید. به این ترتیب
پیگیری‌های مربوط به آن توسط گیرنده آسان‌تر خواهد شد، بخصوص اینکه بسیاری
از افراد ایمیل هایی که باید پاسخ دهند را علامت‌گذاری می‌کنند و بدین
ترتیب اگر به یکی از بخش‌های ایمیل پاسخ دهند، ممکن است علامت آن را
برداشته و دیگر به سراغ سایر موارد نروند.
گفتن از گذشته
اگر تقاضای کمک می‌کنید، بهتر است بنویسید که قبلاً چه راه‌هایی را امتحان
کرده‌اید و چه پاسخی گرفته‌اید، گیرنده باید بداند که راجع به چه مسائلی
نباید دوباره توضیح بدهد و این به حل مشکل شما در مدت کوتاه‌تر و به صورت
دقیق‌تر بسیار کمک می‌کند.
تفاوت Reply و Forward و کاربرد آنها !
چنانچه ایمیلی را از طرف دوستی یا گروهی دریافت کرده اید، اگر بخواهید جهت
پاسخ دادن به آن دوست یا حتی آن گروه اقدام کنید لازم است از گزینه ی
Reply استفاده کنید ولی اگر بخواهید همان ایمیلی که دریافت کرده اید را به
دوستان و افراد دیگری منتقل کنید در اینجا لازم است حتما از گزینه ی
Forward استفاده کنید. ذکر این نکته ضروری است که طبق مستندات موجود اکثر
کاربران مبتدی معمولا همیشه (یعنی در هر دو صورت) از Reply استفاده می
کنند و توجهی به وجود Forward ندارند ! در حالیکه انجام این روش نه تنها
نادرست است بلکه موجب خواهد شد ایمیل ارسالی شما دچار یکسری تغییرات از
قبیل ناخوانا شدن متون، بهم ریختگی قالب ایمیل و خلاصه عدم مطابقت صد در
صدی با نسخه ی اصلی آن را باعث شود ! توضیح اینکه جهت استفاده از یک روش
استاندارد همیشه باید بخاطر داشته باشید که گزینه ی Reply برای پاسخگویی
به شخص ارسال کننده ی ایمیل و گزینه ی Forward جهت ارسال یک نسخه کپی از
همان ایمیل دریافتی برای دیگران البته بدون کوچکترین تغییراتی پیش بینی
شده است.
